Heures sup contestées, pauses qui s'allongent, salarié qui part plus tôt sans que personne ne le sache : tôt ou tard, beaucoup de petites entreprises se demandent s'il faut faire pointer l'équipe. Une badgeuse en ligne, depuis le téléphone ou l'ordinateur, paraît la solution la plus simple. Elle l'est, à condition de respecter quelques règles. Voici ce que disent le Code du travail et la CNIL, sans jargon.
Décompter les heures : quand c'est obligatoire
La règle de base est dans le Code du travail. Si tous les salariés d'un service travaillent selon le même horaire collectif, affiché, l'affichage suffit. Dès que les horaires diffèrent d'un salarié à l'autre, tu dois décompter le temps de travail de chacun (article D3171-8) :
chaque jour, les heures de début et de fin de chaque période de travail, ou le nombre d'heures faites ;
chaque semaine, le récapitulatif des heures de chaque salarié.
Ce décompte se fait « selon tous moyens » : une feuille de temps déclarative est valable, une badgeuse aussi. Mais la badgeuse a un avantage décisif en cas de désaccord. Devant le juge, c'est à toi de fournir les éléments qui justifient les horaires réellement faits (article L3171-4), et un enregistrement automatique doit alors être fiable et infalsifiable.
En 2019, la Cour de justice de l'Union européenne a d'ailleurs demandé aux États d'imposer un système « objectif, fiable et accessible » de mesure du temps de travail. Le sens de l'histoire est clair : mieux vaut un décompte précis qu'un tableur rempli de mémoire.
Ce que la CNIL juge excessif
Une badgeuse collecte des données personnelles. La CNIL a donc fixé des limites, détaillées dans sa fiche sur le contrôle des horaires au travail.
La biométrie. Pointer avec son empreinte digitale ou son visage pour contrôler les horaires est jugé excessif. Une entreprise a été sanctionnée en 2018 pour une pointeuse à empreinte digitale.
La photo à chaque pointage. Excessive aussi : en 2020, la CNIL a mis en demeure plusieurs employeurs qui photographiaient leurs salariés à chaque badge. Un badge qui enregistre le jour et l'heure suffit.
La géolocalisation. Le Conseil d'État l'a tranché en 2017 : elle n'est permise pour contrôler le temps de travail que si aucun autre moyen n'est possible, même moins efficace. Une badgeuse classique étant un autre moyen, géolocaliser le pointage est rarement justifié.
Le mélange des finalités. Des données collectées pour sécuriser l'accès aux locaux ne doivent pas servir à contrôler les horaires, et inversement.
En résumé, une badgeuse conforme enregistre : qui pointe, le jour et l'heure. Rien de plus.
Combien de temps garder les pointages
Deux règles se superposent :
le Code du travail impose de garder les décomptes à disposition de l'inspection du travail pendant au moins un an (article D3171-16) ;
la CNIL recommande de ne pas garder les données de suivi du temps de travail plus de cinq ans (référentiel des durées de conservation RH, avril 2026).
Entre les deux, retiens qu'un salarié peut réclamer un rappel d'heures sup sur trois ans. Garder ses pointages entre trois et cinq ans, puis les supprimer, est un bon équilibre.
Les quatre étapes avant de lancer
Plus besoin de déclarer quoi que ce soit à la CNIL depuis 2018. En revanche, avant le premier pointage :
Informe chaque salarié. Aucune donnée ne peut être collectée par un dispositif qui ne lui a pas été présenté avant (article L1222-4). Explique la finalité, les données collectées, qui y a accès, combien de temps elles sont gardées, et ses droits.
Passe par le CSE si tu en as un. À partir de 50 salariés, il doit être informé et consulté avant la mise en place d'un moyen de contrôle de l'activité (article L2312-38). En dessous, lui en parler en amont reste une bonne pratique.
Inscris la badgeuse dans ton registre des traitements, comme tout traitement de données personnelles.
Limite l'accès aux personnes qui en ont besoin : le manager direct, les RH, la paie.
Un salarié peut aussi demander à tout moment une copie de ses données de pointage : tu as un mois pour lui répondre.
Ce que fait la badgeuse en ligne d'eachr
On a construit la badgeuse en ligne d'eachr autour de ces règles :
Tu l'actives pour l'entreprise, dans Paramètres, Temps de travail. À l'activation, eachr te rappelle tes engagements (salariés informés, ni géolocalisation ni biométrie, suppression automatique, droits d'accès et de rectification) et garde la trace de ta confirmation.
Le salarié pointe depuis son espace, sur son téléphone ou son ordinateur, ouvert par un lien personnel sans mot de passe : « Je commence », « Pause », « Je reprends », « Je termine ». L'heure retenue est celle du serveur, pas celle du téléphone. S'il oublie de pointer, il le signale en un message à son manager.
Aucune géolocalisation, aucune photo, aucune biométrie. Une notice en bas de la badgeuse rappelle au salarié la finalité, les données collectées, la durée de conservation et ses droits.
Les pointages sont supprimés automatiquement au-delà de la durée que tu fixes : cinq ans par défaut.
Les anomalies remontent toutes seules : journée de plus de 10 heures, amplitude de plus de 13 heures, pause trop courte, repos de moins de 11 heures entre deux journées, sortie non pointée. Une semaine sans anomalie est validée automatiquement, les autres arrivent dans ta liste à valider.
Les heures alimentent la paie. Heures sup majorées ou converties en repos, puis éléments variables du mois pour ton cabinet comptable.
Les salariés au forfait jours restent sur une saisie déclarative, comme le prévoit leur contrat. Et si tu préfères le déclaratif pour tout le monde, c'est un simple réglage.
Un dernier point : une badgeuse ne remplace pas la confiance. La CNIL elle-même recommande de miser sur le rôle des managers plutôt que sur des technologies intrusives. Bien utilisée, la badgeuse protège autant le salarié, dont les heures sup sont comptées, que l'employeur, qui a de quoi justifier les horaires.
Voir la démoLa démo s'ouvre en un clic sur une entreprise pré-remplie, en visiteur. La badgeuse est comprise dans le module temps et activités, au même prix que tout le reste.