Personne ne démarre avec un SIRH. On commence tous avec un fichier Excel : une colonne par salarié, une ligne par jour, et un calcul de solde bricolé. C'est gratuit, c'est immédiat, et au début, ça suffit. Le problème, c'est que ça ne tient pas dans le temps. Voyons quand le tableur lâche, et quoi faire à ce moment-là.
Pourquoi Excel marche, au début
Avec trois ou quatre salariés, un tableur fait le job. Tout le monde se connaît, les absences se voient à l'œil nu, et les soldes tiennent dans la tête. Pas besoin d'un outil pour ça, et c'est très bien comme ça.
Les points de rupture
Puis l'équipe grandit, et le tableur commence à montrer ses limites. Souvent dans cet ordre :
Les soldes deviennent faux. Les congés payés s'acquièrent mois après mois, à raison de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé, et le reliquat se reporte d'une période sur l'autre. Une formule cassée, un report oublié, et plus personne ne sait expliquer le solde.
Il n'y a pas de validation. Une demande posée par mail, validée à l'oral, et zéro trace si ça part en litige.
Tu perds la visibilité. Impossible de savoir d'un coup d'œil qui est absent la semaine prochaine.
La traçabilité est nulle. Qui a validé quoi, et quand ? Le fichier ne le dit pas.
Les données personnelles circulent. Des soldes de congés, ce sont des données personnelles. Un fichier qui part en pièce jointe, sans contrôle d'accès, c'est un risque au regard du RGPD.
Cinq signes qu'il faut quitter le tableur :
Un écart de solde que personne n'explique.
Une demande de congé perdue.
Tu ne sais pas qui est absent la semaine prochaine.
Aucune trace de qui a validé quoi.
Le fichier vit sur le Drive d'une seule personne.
Le moment où il faut basculer
Il n'y a pas de seuil magique, mais un faisceau d'indices. Dès que tu coches deux ou trois des signes ci-dessus, le coût du tableur, en temps perdu et en risques, dépasse celui d'un outil. C'est le moment.
Basculer sans repartir de zéro
La crainte classique, c'est de perdre ce que contient le tableur. En pratique, tu n'as besoin d'en reprendre qu'une chose : les soldes. Dans eachr, l'assistant de mise en route du module absences te fait saisir, pour chaque salarié, les congés acquis sur la période précédente et sur la période en cours. Ensuite, l'acquisition se calcule toute seule chaque mois, selon le mode que tu as choisi.
Au quotidien, tout change de place :
Le salarié pose sa demande depuis son espace, ouvert par un lien personnel, sans mot de passe. Il voit son solde restant avant d'envoyer.
La demande est validée par son manager ou par toi, et le valideur reçoit un email dès qu'une demande arrive.
Chaque décision reste dans l'historique de la demande : qui a validé, et quand.
Le calendrier des absences montre d'un coup d'œil qui est absent.
En fin de période, eachr te rappelle de reporter les congés payés non pris.
Et la paie ?
Les absences validées remontent dans les éléments variables de paie du mois, que tu transmets à ton cabinet comptable. eachr ne calcule pas la paie : il t'évite de recopier les absences du tableur vers le mail du comptable. C'est le module paie.
Ce que tu gagnes
Un SIRH simple reprend exactement le besoin du tableur, en mieux. C'est ce que fait eachr, le SIRH simple des TPE et PME : les congés et absences, et six autres modules à activer si tu en as besoin, pour un prix unique par salarié. Et si tu hésites encore à t'équiper, on fait le point dans SIRH pour TPE et PME : en as-tu vraiment besoin ?.
Voir la démoLa démo s'ouvre en un clic sur une entreprise pré-remplie, en visiteur, avec des demandes de congés déjà en cours. Tu peux en valider une et voir le solde bouger.