Quand un justificatif de note de frais est déposé dans eachr, il est scellé : c'est ce qui te permet, plus tard, de prouver qu'il n'a pas bougé.
Une empreinte dès le dépôt
Au moment où un justificatif arrive, eachr en calcule une empreinte numérique unique (un « SHA-256 ») à partir du fichier lui-même, et l'enregistre avec la date du scellement. La moindre modification du fichier changerait cette empreinte.
Vérifier l'intégrité à tout moment
Sur une note de frais, l'office manager peut lancer une vérification d'intégrité : eachr recalcule l'empreinte du fichier stocké et la compare à celle d'origine. Le résultat est sans ambiguïté, Justificatif intègre ou Justificatif altéré.
Un journal d'audit
Tout ce qui arrive à un justificatif est consigné dans un journal qui ne peut pas être réécrit : dépôt, consultation, téléchargement, vérification d'intégrité, remplacement, suppression. Chaque évènement garde la trace de qui a agi et quand.
Le scellement et le journal d'audit concernent les justificatifs des notes de frais. Les justificatifs d'absence, eux, sont stockés de façon sécurisée mais ne sont pas scellés.