Plus de saisie
La lecture automatique du justificatif pré-remplit le montant, la date et la catégorie. Le salarié vérifie, ajoute la ligne, et passe à la suivante.
Module · Notes de frais
la photo remplit la note, la validation tient en un clic.
Le salarié prend son justificatif en photo, eachr lit le montant, la date et la catégorie. Le manager valide, l'admin rembourse, la compta reçoit un export propre. Sans tableur, sans relance à écrire.
trois choses qui changent dès la première note.
Un circuit clair
Brouillon, à valider, validée, traitée, remboursée : chaque note a un statut lisible par tous. Si un manager tarde, le salarié le relance en un clic.
Une compta sereine
Chaque dépense sort avec son HT, sa TVA, son TTC, son fournisseur et son justificatif scellé. Le cabinet reçoit un fichier CSV ou Excel, pas une enveloppe de tickets.
du ticket au remboursement.
Le salarié photographie
Depuis son téléphone, sans mot de passe. Repas, transport, hébergement, péage, carburant, indemnité kilométrique : les catégories sont celles de l'entreprise.
eachr remplit et vérifie
Les champs se pré-remplissent depuis le justificatif. Si une dépense ressemble à une dépense déjà soumise, un badge « Risque de doublon » apparaît avant validation.
Le manager valide
Il reçoit un email, ouvre la note, valide, refuse ou demande une modification avec un commentaire. L'admin est informé sans avoir à intervenir.
L'admin rembourse et exporte
Une avance versée se rattache à la note et se déduit du net. La note passe en traitée puis remboursée, et l'export part vers la compta.
tout ce que le module sait faire.
- Lecture automatique du justificatif (montant, date, catégorie)
- Catégories de dépense paramétrables par entreprise
- Imputation à un client ou à un projet
- Validation par le manager hiérarchique, puis par l'admin
- Demande de modification avec commentaire
- Relance du manager en un clic par le salarié
- Détection des doublons avant validation
- Avances de frais demandées, validées, versées et déduites
- Historique de l'équipe pour retrouver n'importe quelle note
- Justificatifs scellés SHA-256 avec journal d'accès, conservés 10 ans
- Export CSV ou Excel : HT, TVA, TTC, fournisseur, statut, justificatif
- Notifications email à chaque étape, réglables par l'admin
Inclus avec le socle
Le module s'appuie sur ce qui est déjà là.
Activer les notes de frais ne demande rien d'autre qu'un clic : les salariés, les managers, l'organigramme et l'espace salarié existent déjà dans le socle.
- Fiche salarié et manager hiérarchique
- Espace salarié sans mot de passe
- Exports CSV et XLSX
- Documents scellés et journal d'accès
- Multi-entreprises pour les office managers
- Assistant de mise en route du module
questions sur les notes de frais.
ce qu'on nous demande avant d'activer le module.
La lecture automatique marche sur quels justificatifs ?
Sur une photo ou un PDF de ticket, de facture ou de reçu. eachr en extrait le montant, la date et la catégorie et pré-remplit le formulaire. Le salarié vérifie avant d'ajouter la ligne, et peut toujours tout saisir à la main si la lecture échoue.
Qui valide une note ?
Si le salarié a un manager hiérarchique, c'est lui qui valide, refuse ou demande une modification. L'admin est informé par email et prend le relais pour le traitement et le remboursement. Sans manager, l'admin valide directement.
Comment sont repérés les doublons ?
Avant validation, eachr compare chaque dépense aux dépenses déjà soumises (montant, date, nature). Une ressemblance déclenche un badge « Risque de doublon » sur la ligne, avec la date de la dépense concernée. C'est un signal, la décision reste à l'humain.
Et les avances de frais ?
Le salarié demande une avance, le manager ou l'admin la valide, l'admin la marque versée. Quand la note arrive, l'avance s'y rattache et le net à rembourser est calculé automatiquement.
Comment ça arrive chez le comptable ?
Par la page Exports : tu filtres par période, salarié ou statut, puis tu télécharges un CSV ou un Excel avec une ligne par dépense (date, salarié, catégorie, HT, TVA, TTC, fournisseur, numéro de TVA, mode de paiement, statut, justificatif). eachr ne remplace pas ton outil de compta, il lui prépare un fichier propre.
Les justificatifs sont-ils conservés ?
Oui, 10 ans comme l'exige le Code de commerce. Chaque justificatif est scellé par une empreinte SHA-256 au dépôt, son intégrité se vérifie en un clic et chaque consultation ou téléchargement est journalisé.
active les notes de frais en un clic.
14 jours d'essai complet, sans carte. Le module est inclus dans le prix, avec les six autres.