Quand un salarié soumet une note de frais, c'est à toi de la traiter, si tu es son manager direct ou l'office manager.
Tu es prévenu par email
Dès qu'une note t'est soumise, tu reçois un email. Il contient un lien qui ouvre directement la note dans eachr, déjà connecté, sans avoir à la chercher.
Tu peux activer ou couper ces emails dans Paramètres, à la rubrique Notifications.
Tu vois toute la note
Avant de décider, tu as la note complète sous les yeux : chaque dépense avec sa date, sa catégorie, son montant et son justificatif (que tu ouvres d'un clic), ainsi que le total.
Trois décisions possibles
Accepter : la note est validée. Aucun commentaire n'est requis.
Demander une modification : quelque chose est à compléter ou à corriger. Un motif est obligatoire ; le salarié reçoit ta demande par email, corrige sa note et la resoumet.
Refuser : la note n'est pas prise en charge. Un motif est obligatoire ; le salarié est prévenu par email et peut soumettre une nouvelle note si la dépense est éligible.
Le motif est obligatoire pour un refus ou une demande de modification : c'est ce qui permet au salarié de comprendre et de corriger.
Une fois validée, la note est prête pour le remboursement, traité en général via la paie (l'office manager exporte les données pour la comptabilité).