Une note de frais, c'est la liste des dépenses que tu as avancées pour ton travail (un repas client, un billet de train, une nuit d'hôtel) et que ton entreprise va te rembourser. Avec eachr, tu la montes en quelques minutes, depuis ton ordinateur ou ton téléphone.
Voici, étape par étape, comment créer et envoyer ta note de frais.
1. Créer ta note de frais
Depuis ton espace, clique sur Nouvelle note de frais et choisis le mois concerné : une note regroupe toutes tes dépenses d'un même mois. Tu y ajoutes ensuite autant de dépenses que nécessaire.
2. Ajouter une dépense
Pour chaque dépense, tu commences par le justificatif. C'est l'étape clé, et c'est elle qui te fait gagner du temps.
Joins le justificatif. Scanne ou prends en photo le ticket ou la facture. Formats acceptés : PDF, JPG, PNG, HEIC, WEBP ou AVIF, jusqu'à 10 Mo. Les fichiers sont chiffrés et hébergés en Europe.
eachr lit le justificatif. La date, le fournisseur, le montant TTC et la TVA sont extraits automatiquement et pré-remplissent les champs. Tu n'as plus qu'à vérifier.
Complète et ajoute. Choisis la catégorie (repas, transport, hébergement, etc.) et indique le motif, c'est-à-dire la raison professionnelle de la dépense (ça, eachr ne peut pas le deviner). Puis clique sur Ajouter la dépense.
Un bon justificatif, c'est une validation plus rapide.
Prends une photo bien nette, où le montant et la date sont lisibles : la lecture automatique sera plus fiable, et ton manager n'aura pas à te demander de corriger. Si tu choisis la catégorie « Autre », eachr te demande de préciser de quoi il s'agit.
Pour un déplacement avec ta voiture personnelle, choisis simplement la catégorie « Indemnité kilométrique », comme n'importe quelle autre dépense.
3. Soumettre ta note
Tant que tu y travailles, ta note reste en brouillon : tu vois le total et le détail de chaque dépense, et tu peux modifier ou supprimer une dépense à tout moment.
Quand elle est complète, clique sur Soumettre : ta note part directement à ton manager, sans que tu aies à recopier quoi que ce soit ni à envoyer le moindre email.
Ce qui se passe ensuite
Ton manager reçoit la note, la consulte avec toutes ses dépenses et leurs justificatifs, et choisit l'une des trois suites :
Accepter : la note est validée, puis remboursée (le plus souvent via la paie, selon ce que ton entreprise a configuré).
Demander une modification : il manque quelque chose (un justificatif illisible, un montant à corriger). Tu reçois un message avec le motif, tu corriges ta note et tu la resoumets.
Refuser : la dépense n'est pas prise en charge, avec un motif obligatoire pour que tu saches pourquoi. Si elle est en réalité éligible, tu peux créer une nouvelle note.
Tu suis l'avancement depuis ton espace : le statut de ta note passe de « Brouillon » à « Soumise », puis « Validée ». Une fois validée, elle part au remboursement, en général via la paie. L'historique liste chaque étape, avec qui a fait quoi et quand.
Nos conseils
Ajoute chaque dépense séparément : un justificatif par dépense.
Photographie le justificatif tout de suite, tant que tu l'as en main.
Jette un œil aux champs pré-remplis : la lecture automatique est fiable, mais vérifier le montant ne coûte rien.
Sois précis sur le motif : « Taxi gare → client » vaut mieux que « Déplacement ».
Tu n'as pas encore de compte ? C'est ton entreprise qui t'invite : tu reçois un lien par email pour rejoindre ton espace.